このレシピ（手順）は絆チーム（複数 AI＋管理者）の協議と内部監査ゲート（律 charter・独立監査・収益ストッパー）を経て、本文のコピペ用プロンプトを2モデル（claude-sonnet-4-6 / gpt-5.5）に実投し、想定どおりの出力が返ることを確認済みです（検証日・検証環境は上部に明記。サンプル入力での確認＝実際のあなたの入力では結果が変わりえます）。煽らない・盛らない・できない事は言う——絆の編集方針です。
お題：職場の社内文書・報告書を AI で3行要約にする：「読む時間がない」人の回覧ショートカット実務レシピ
誰向け： 回覧されてくる社内文書・報告書を読む側として素早く判断したい人（送る側の報告メール作成は対象外）
何ができるようになる： AIへのプロンプトを使い、社内文書を「結論・根拠・次アクション」の3行要約に変換して回覧に使えるようになる
所要時間： 目安15〜30分（ChatGPT／Claudeへのアカウント登録・プロンプト貼り付け・確認作業を含む）
「あとで読む」で開かないままの社内文書が、机の上に積み上がっていく——身に覚えがあるかもしれません。
社内文書は、書いた人にとっては必要な情報が詰まっていても、読む人にとっては「今、自分は何を判断すればいいのか」が見えにくいことがあります。
週次報告、会議メモ、稟議の補足資料、調査レポート、障害報告、プロジェクト進捗。どれも大事です。ただ、回覧先の部長、関係部署、現場リーダーが、毎回すべてを丁寧に読めるとは限りません。
そこで役に立つのが、AIを使った「3行要約」です。
ただし、AIに文書を貼って「要約して」と投げるだけでは、回覧に使える品質にはなりにくいです。社内文書の要約では、短さよりも「判断に使えること」「元文書とズレていないこと」「次に何をすればよいかが分かること」が大事です。
この記事では、職場で使いやすい3行要約の作り方を、実務レシピとしてまとめます。
この記事は、回ってきた社内文書を「読む側」として素早く判断したい人向けです（回覧の入口を作るのが終着点）。自分が送る報告メールを書く側は、別レシピ「定例報告メールの下書き」で扱います。
はじめての方へ（ChatGPT・Claude をまだ使ったことがない場合）
このレシピは、下のどちらか（無料でも可）を1つ開くだけで始められます。インストールは不要で、パソコンでもスマホのブラウザでも使えます。
- ブラウザで開く：ChatGPT は chatgpt.com、Claude は claude.ai を開きます。
- ログイン／無料登録する：初回は登録が必要です。メールアドレスのほか、Google や Apple のアカウントでもログインできます（数分で終わります）。
- 入力欄に貼って送る：画面の下にあるメッセージ入力欄に、このレシピのコピペ用プロンプトを貼り付けて送信します。返事が返ってきたら成功です。
どちらか一方で十分です。まず無料の範囲で試して、続けたくなったら有料版を検討すれば大丈夫です。うまく動かないときは、ページを再読み込みするか、入力を短くして試してください。
使い方の前提：このレシピは、ChatGPT（無料版でも可）や Claude（claude.ai）などのチャット画面に、下のコピペ用プロンプトをそのまま貼り付けて使います。アプリのインストールは不要で、ブラウザのチャット欄に貼るだけです。長い入力は要点だけでも動きます（一度に貼れる文字数の上限は各サービスの仕様に従います）。
実際に試した例（プロンプト→返ってきた出力）
下は、このレシピのプロンプトに検証用のサンプルを入れて実際に動かした結果です（claude-sonnet-4-6・2026-06-30・API 経由）。あなたの入力では結果が変わります。
入力（検証用サンプル）
本文：
【週次報告】A案件
今週は要件確認を実施。顧客確認待ちの項目が3件残っており、開発着手の条件が一部未充足。来週月曜の定例で対応方針を相談予定。担当は営業の佐藤。完了予定は当初より2営業日遅れる見込み。返ってきた出力（先頭のみ・実物）
結論：A案件は顧客確認待ち3件が未解消のため、開発着手条件が一部未充足の状態。
根拠：今週の要件確認にて未確定項目が残り、完了予定は当初より2営業日遅れる見込み。
次アクション：来週月曜の定例にて担当営業（佐藤）が対応方針を相談予定。実測レビューとの関係（なぜこの分け方・この列にしたか）
結論・根拠・次アクションの3枠に固定したのは、実測で構造化指示が安定して効いたからです。実測記事では議事録の整理（決まった枠に落とす作業）を両ツールが毎回守れました。だから“3行・3枠”と枠を決め切るほど、回覧に使える要約が安定して返ります。
あえて難しい入力を入れてみた（今回は崩れず・でも人の確認が要る理由）
下は、判断が難しい入力をわざと1つ入れて実際に動かした結果です（claude-sonnet-4-6・2026-07-01・API 経由）。今回は大きくは崩れませんでしたが、次の点は毎回AI任せにはできません。
入力（難しめのサンプル）
本文：
【企画メモ】新機能の公開日について。現時点では未定で、社内で検討中。来月の役員会で方針を決める予定。まだ何も決定していない。返ってきた出力（先頭のみ・実物）
結論：新機能の公開日は現時点で未定であり、方針はまだ決定していない。
根拠：社内で検討中の段階であり、来月の役員会で方針を決める予定とのこと。
次アクション：来月の役員会での決定内容を要確認。元の文書は『まだ何も決定していない』と書いています。AIは要約すると、曖昧な状態を『公開予定』『決定』のように固く言い切ってしまうことがあります。回覧では、決まっていないことを決まったように書くと事故のもとです。元が未定なら、要約も未定のままにします。
無料版で詰まりやすいところ（できないことも正直に）
無料版のチャットAIには、次のような制約があります。利用上限の具体的な数値は各社が予告なく変えるため、ここでは数字は書きません（詰まったら各サービスのヘルプで最新をご確認ください）。
- 一度に貼れる文字数に上限がある：長い文書や大量のメールを一度に貼ると、途中で切れることがあります。→ 分割して貼る／要点だけ貼る。
- 時間あたり・1日あたりの利用回数に上限がある：混雑時や使いすぎたときは、少し時間を置くと戻ります。
- 最新の高性能モデルは無料枠だと使えない／回数が限られることがある：無料の既定モデルでも本記事の作業はできますが、返答の安定感は有料版と差が出ることがあります。
- 入力した内容がサービス改善に使われる設定のことがある：社外秘・個人情報は入れない、または各サービスのデータ利用設定を確認してから使う。
これは「使えない」ではなく「無料でもできるが、ここは気をつける」という前提です。
3行要約は「短い感想」ではなく「回覧の入口」
社内文書の3行要約は、本文の代わりにするものではありません。
役割は、読む人が次の判断をするための入口です。
たとえば、次のような状態を作ることが目的です。
- 詳細を読むべき人が分かる
- 判断が必要な点が分かる
- 共有だけでよいのか、対応が必要なのかが分かる
- 元文書のどこを読めばよいか分かる
つまり、3行要約は「本文を読まなくてよいようにする」ものではなく、「本文を読むべきか、どこを読むべきかを早く決める」ためのものです。
この考え方にしておくと、要約の精度チェックもしやすくなります。
まず決める：3行に何を入れるか
おすすめは、次の3行です。
- 結論：この文書で一番伝えたいこと
- 根拠：なぜそう言えるのか、重要な事実
- 次アクション：誰が、何を、いつまでに判断・対応するか
たとえば、週次報告ならこうです。
- 結論：A案件は予定より2営業日遅れており、今週中に仕様確認が必要です。
- 根拠：顧客確認待ちの項目が3件残っており、開発着手条件が満たされていません。
- 次アクション：営業担当は水曜午前までに顧客へ確認し、木曜の定例で対応方針を決めます。
この形にすると、読む人は「何が起きているか」「なぜ問題なのか」「自分は関係あるのか」をすぐ判断できます。
一方で、次のような要約は回覧向きではありません。
A案件について進捗状況が共有されています。いくつかの確認事項があります。関係者は内容を確認してください。
短くはなっていますが、判断材料がありません。AIに要約させると、このような薄い文章が出ることがあります。だからこそ、出力形式を先に決めておく必要があります。
AIに投げる前に、文書を3種類に分ける
社内文書をAIで要約する前に、まず文書の種類を分けます。
1. そのまま要約してよい文書
社内で承認されたAI環境があり、入力してよい情報の範囲が決まっている場合に限ります。
例：
- 一般的な会議メモ
- 社内向けの週次報告
- すでに共有済みのプロジェクト進捗
- 公開情報をもとにした調査メモ
2. マスキングしてから要約する文書
人名、顧客名、金額、契約条件、未公開情報などが含まれる文書です。
例：
- 顧客との商談記録
- 障害報告
- 採用・人事に関するメモ
- 収益や原価を含むレポート
この場合は、AIに入れる前に次のように置き換えます。
- 顧客名 → 顧客A
- 担当者名 → 担当者B
- 金額 → 金額情報
- 製品名 → 製品X
- 個人が特定される情報 → 削除または抽象化
3. AIに入れない方がよい文書
会社のルール上、外部AIや未承認環境に入力できない情報は扱わない方が安全です。
例：
- 個人評価や懲戒に関する資料
- 未発表の決算・M&A・人事異動情報
- 契約書の全文
- 顧客の機密情報
- セキュリティ事故の詳細ログ
AI要約は便利ですが、入力してよい情報かどうかの判断は人間側に残ります。迷う場合は、情報システム部門や管理部門のルールを確認してから使うのが現実的です。
基本プロンプト：まずはこの形でよい
社内文書を3行要約にするなら、最初は次のプロンプトで十分です。
以下の社内文書を、回覧用に3行で要約してください。
条件：
- 1行目は「結論」
- 2行目は「根拠」
- 3行目は「次アクション」
- 文書に書かれていないことは補わない
- 不明点は「要確認」と書く
- 推測と事実を混ぜない
- 各行は80字以内を目安にする
- 社外向けではなく、社内回覧向けの落ち着いた文体にする
出力形式：
結論：
根拠：
次アクション：
本文：
（ここに文書を貼る）ポイントは、「文書に書かれていないことは補わない」と明記することです。
AIは、文脈からそれらしい表現を作ることがあります。社内回覧では、それが誤解や確認漏れにつながることがあります。特に「決定済み」「承認済み」「問題なし」などの表現は、元文書に明記されている場合だけ使うようにします。
会議メモ用プロンプト
会議メモは、発言の流れよりも「決まったこと」「未決事項」「担当」が重要です。
以下の会議メモを、欠席者向けに3行で要約してください。
条件：
- 決定事項、未決事項、担当者が分かるようにする
- 決まっていないことを決定事項のように書かない
- 発言者の感想ではなく、業務上の確認点を優先する
- 不明な担当や期限は「要確認」と書く
出力形式：
結論：
根拠：
次アクション：
会議メモ：
（ここに貼る）出力例：
結論：新機能の公開日は未確定で、追加検証後に再判断します。
根拠：検証環境で2件の不具合が残り、影響範囲の確認が終わっていません。
次アクション：開発担当は金曜までに再検証し、PMが来週月曜に判断します。
週次報告用プロンプト
週次報告は、読む人が知りたいことがかなり決まっています。
- 順調なのか
- 遅れているのか
- 判断が必要なのか
- 支援が必要なのか
そのため、プロンプトも判断軸を入れておくと使いやすくなります。
以下の週次報告を、上長向けに3行で要約してください。
条件：
- 進捗状況を「順調／注意／要対応」のいずれかで示す
- 遅延・リスク・判断待ちがあれば優先して書く
- 数値や期限がある場合は残す
- 事実と所感を分ける
- 文書にない改善策は追加しない
出力形式：
結論：
根拠：
次アクション：
週次報告：
（ここに貼る）出力例：
結論：進捗は「注意」。B工程が1週間遅れており、来週の納期に影響する可能性があります。
根拠：レビュー未完了が5件あり、外部確認待ちの項目が残っています。
次アクション：水曜までに優先順位を見直し、納期変更の要否を判断します。
稟議・承認依頼用プロンプト
稟議や承認依頼では、要約の役割が少し変わります。読む人は「承認してよいか」「何を確認すべきか」を知りたいからです。
以下の承認依頼文を、承認者向けに3行で要約してください。
条件：
- 何を承認してほしいのかを明確にする
- 金額、期限、対象範囲が書かれていれば残す
- リスクや未確認事項があれば省略しない
- 承認を促す表現に寄せすぎない
- 文書にない効果や見込みは書かない
出力形式：
申請内容：
確認ポイント：
次アクション：
本文：
（ここに貼る）出力例：
申請内容：製品Xの検証環境利用費として、月額XX円の追加契約を申請します。
確認ポイント：利用期間は3か月予定ですが、延長条件と終了基準は要確認です。
次アクション：承認者は費用上限と利用終了条件を確認のうえ判断します。
承認系の文書では、AIが前向きな表現に寄せすぎることがあります。回覧用の要約では、メリットだけでなく、未確認事項も残す方が安全です。
障害報告・トラブル報告用プロンプト
障害報告では、短くしすぎると危険です。3行にする場合でも、影響範囲と再発防止の状態は残します。
以下の障害報告を、関係者回覧用に3行で要約してください。
条件：
- 発生事象、影響範囲、現在の状態を優先する
- 原因が未確定なら「原因は調査中」と書く
- 再発防止策が未決なら「要検討」と書く
- 責任追及の表現ではなく、事実確認の文体にする
- 機密情報や個人情報は含めない
出力形式：
発生事象：
影響・原因：
次アクション：
本文：
（ここに貼る）出力例：
発生事象：6/12 10:15頃、管理画面の一部機能で接続エラーが発生しました。
影響・原因：影響は社内利用者の一部。原因はログ確認中で、現時点では未確定です。
次アクション：本日中に暫定対応を完了し、再発防止案を明日の定例で確認します。
この領域では、「たぶん」「と思われる」をAIが整理して断定的に書き換えることがあります。元文書で原因が確定していないなら、要約でも確定させないことが大切です。
3行要約の確認ポイント
AIが出した要約は、そのまま回覧せず、次の5点だけ確認します。
1. 結論が元文書とズレていないか
本文では「検討中」なのに、要約で「実施予定」となっていないか確認します。
2. 数字・期限・担当者が正しいか
日付、金額、件数、担当部署は間違えると影響が大きいです。ここは人間が見るべきです。
3. 書かれていないことを足していないか
AIは、文脈から自然な補足を入れることがあります。社内文書では、その補足が誤情報になる場合があります。
4. 未決事項が消えていないか
短くする過程で「要確認」「未定」「調査中」が落ちることがあります。むしろ、忙しい人ほど未決事項を知る必要があります。
5. 誰が次に動くか分かるか
「関係者で確認する」だけでは、動きが止まりやすくなります。担当が不明なら「担当：要確認」と残します。
回覧時は、3行要約だけでなく「本文リンク」を付ける
3行要約を回覧する場合は、元文書へのリンクを付けておくと安全です。
例：
【3行要約】
結論：A案件は仕様確認待ちのため、今週の開発着手は見送り予定です。
根拠：顧客確認が必要な項目が3件残っており、完了条件が満たされていません。
次アクション：営業担当は水曜午前までに確認し、木曜定例で再判断します。
本文：社内Wikiリンク／議事録リンク
確認期限：6/14（金）12:00これなら、忙しい人は要点だけ読めます。詳しく確認したい人は本文に進めます。
3行要約を「本文の置き換え」にしないことが、社内で使い続けるためのコツです。
よくある失敗と直し方
失敗1：「要約してください」だけで投げる
AIはそれなりに整った文章を返しますが、回覧に必要な観点が抜けやすくなります。
直し方：
- 結論
- 根拠
- 次アクション
この3枠を指定します。
失敗2：短くしすぎて判断材料が消える
「A案件に遅延があります」だけでは、読む人は動けません。
直し方：
- どれくらい遅れているか
- 何が原因か
- 誰がいつ判断するか
を残します。
失敗3：AIの表現が丁寧すぎて曖昧になる
「確認が望まれます」「検討が必要です」だけでは、業務上の依頼になりません。
直し方：
- 「誰が」
- 「いつまでに」
- 「何を」
を入れます。
失敗4：未確認事項が消える
AIは文章を整えるときに、曖昧な部分をならしてしまうことがあります。
直し方：
- 「未定」
- 「要確認」
- 「調査中」
- 「判断待ち」
を残すように指示します。
社内で始めるなら、低リスクな文書から
最初から重要な稟議や障害報告で始めるより、まずは低リスクな文書で試す方が進めやすいです。
始めやすいもの：
- 定例会議のメモ
- 部内向けの週次共有
- 公開済み情報の社内共有
- プロジェクトの軽い進捗報告
慣れてきたら、承認依頼や重要レポートにも広げられます。ただし、機密情報や個人情報が含まれるものは、会社のルールに合わせて扱います。
最後に：3行要約は「読む人への配慮」を形にする道具
AIを使うと、長い文書を短くする作業はかなり楽になります。
ただ、社内文書の要約で本当に大事なのは、文章を短くすることではありません。
読む人が、限られた時間で次の判断に進めることです。
そのためには、AIに丸投げするのではなく、次の型を決めておくと安定します。
結論：
根拠：
次アクション：この3行があるだけで、回覧文書は読みやすくなります。
本文を書く人にとっても、「自分の文書で何を伝えたいのか」を確認する助けになります。読む人にとっても、「今、自分が動く必要があるのか」を判断しやすくなります。
AIは、その間にある要約作業を手伝う道具です。
大事な判断、情報の扱い、最終確認は人間が持つ。その前提で使えば、3行要約は日々の回覧を少し軽くしてくれます。