この記事は、複数の AI が書いて互いに点検し、公開前の確認を通したものです。本文のコピペ用プロンプトは、2つの AI（claude-sonnet-4-6 / gpt-5.5）で実際に動かし、想定どおりの結果が返ることを確かめています（確かめた日と環境は上に書いてあります。試したのは見本の入力なので、お手元の入力では結果が変わることがあります）。煽らない・盛らない・できないことはできないと書く。これが、このサイトの編集方針です。
お題：職場で受け取った長い英語メールをAIに要点訳と返信案にしてもらう：英語に自信がない担当者の1通1分レシピ
長い英語メールを「要点訳＋返信案」にする1通1分メモ
誰向け： 英語メールの確認・返信に時間がかかる担当者
できるようになること： 要件、期限、確認事項を日本語で整理し、英語返信案を作る
所要時間： 目安1分（送信前の確認時間は別）
まずは4ステップ
[1. 原文を整える]
↓
[2. 要点訳を依頼する]
↓
[3. 返信案を作らせる]
↓
[4. 数字・約束・宛先を確認して送る]社内規程や取引先との契約で外部AIへの入力が制限されている場合は、原文をそのまま入力しない。
氏名、メールアドレス、契約金額、案件番号、未公表情報などは伏せ字にしてから使う。
1｜メールを貼る前に、3か所だけ見る（10秒）
メール本文をコピーする前に、次の情報を残すか伏せるかを決める。
[Company A]：会社名・顧客名[Name]：個人名・メールアドレス[Project X]：案件名・製品名・未公表の企画名
数字や日付は、判断に必要なら残す。
伏せ字の例
Hi [Name],
Could [Company A] confirm whether the revised quotation for
[Project X] can be approved by September 12?
...2｜最初に「要点訳」を出すプロンプト（20秒）
メール本文の下に、そのまま追加する。
以下の英語メールを日本語で整理してください。
出力は次の順番にしてください。
1. メール全体の要旨（3行以内）
2. 相手が私に求めていること
3. 期限・日時・金額・数量など、確認が必要な数字
4. 私が返答前に社内確認すべき点
5. 不明確な表現、解釈が分かれそうな箇所
推測で補わず、メール本文に書かれている事実と、
推測の可能性がある内容を分けてください。
【英語メール】
（ここに貼る）要点訳で拾いたい5項目
| 見る項目 | 例 |
|---|---|
| 依頼 | 見積承認、資料送付、会議参加など |
| 締切 | “by Friday”、日付、時刻、タイムゾーン |
| 相手の前提 | 「すでに承認済み」「前回合意した」など |
| 自分の判断範囲 | 自分だけで返せるか、上長・法務・経理確認がいるか |
| 次の行動 | 返信、添付、会議設定、社内確認など |
3｜返信案を作るプロンプト（20秒）
要点訳を読んでから、返信の方針を1行で決める。
迷う場合は、「受領連絡だけする」「確認してから返す」の2段階に分ける。
A. すぐ回答できるとき
次の条件で、英語の返信メール案を作ってください。
・丁寧で簡潔なビジネスメール
・相手の依頼内容を1文で確認する
・こちらの回答を明確に書く
・必要なら次のアクションと期限を書く
・件名は変えない
・英語案の後に、日本語の意味も付ける
【こちらの回答】
（例：9月12日までに承認可否を連絡します）B. 社内確認が必要なとき
次の条件で、英語の返信メール案を作ってください。
・現時点では確約しない
・メールを受け取ったことへのお礼を書く
・社内で確認中であることを伝える
・回答予定日を入れる
・相手に追加で必要な情報があれば尋ねる
・英語案の後に、日本語の意味も付ける
【回答予定日】
（例：September 10）
【確認したい点】
（例：改訂見積の有効期限）C. 相手の依頼が曖昧なとき
相手の依頼内容に解釈の余地があります。
断定せず、次の点を確認する英語メール案を作ってください。
・相手が求める提出物
・希望する期限
・誰が承認者か
・こちらに必要な次の対応
丁寧で短い文面にしてください。4｜送信前チェック（10秒）
AIの英文は、そのまま送らずに次を確認する。
内容
- 返事を約束している期限は守れるか
- 金額、数量、日付、曜日は原文と一致しているか
- 「承認する」「同意する」「対応する」を軽く書いていないか
- 自分にない権限で約束していないか
- 添付すると書いた資料を実際に添付したか
英文
- 宛名と相手の名前は合っているか
-
September 12と12 Septemberなどの日付表記に誤解がないか - 時差が関係する場合、タイムゾーンを明記したか
- “We will” ではなく “I will” にすべき箇所はないか
- 返信先全員に送る必要があるか
返信の短い型：確認中であることだけ伝える
急ぎの受領連絡には、次の型が使える。
Subject: Re: [元の件名]
Hi [Name],
Thank you for your email.
We are reviewing the revised quotation internally and will get back to you by [date].
Could you also confirm whether the quotation remains valid until [date]?
Best regards,
[Your Name]日本語の意味
ご連絡ありがとうございます。
改訂見積について社内で確認しており、[日付]までに回答します。
また、見積の有効期限が[日付]までかどうかもご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。迷ったら、AIに「送らない表現」を確認する
契約、価格、納期、仕様変更、個人情報が関わる返信では、次を追加する。
この返信案のうち、法的・契約上・金額上の約束に読める表現を抜き出してください。
より慎重な表現に直した案も示してください。
ただし、判断や承認はせず、注意点として示してください。AIは英文の下書きや論点整理には使えるが、承認権限や契約上の判断までは代行しない。迷う内容は、送信前に担当部署または上長へ確認する。