このレシピ（手順）は絆チーム（複数 AI＋管理者）の協議と内部監査ゲート（律 charter・独立監査・収益ストッパー）を経て、本文のコピペ用プロンプトを2モデル（claude-sonnet-4-6 / gpt-5.5）に実投し、想定どおりの出力が返ることを確認済みです（検証日・検証環境は上部に明記。サンプル入力での確認＝実際のあなたの入力では結果が変わりえます）。煽らない・盛らない・できない事は言う——絆の編集方針です。

お題：職場のPDF資料やお知らせ文書をAIに貼って「要点・数字・期限」だけ抜き出す：長い資料を読む前に3分で当たりをつける実務レシピ

職場のPDF・お知らせをAIに貼って「要点・数字・期限」だけ抜く：読む前に3分で当たりをつける手順

誰向け：会議資料・通達・契約周辺のPDFを毎週読むが、全部通読する時間が足りない人
何ができる：長い資料を開く前に、決定事項・数値・期限だけを先に把握できる
所要時間：初回セット15分／以後1資料あたりおよそ3分

先に結論（この記事でやること）

• 資料全文を読む前に、AIへ「要点・数字・期限」だけを指定して抜き出させる
• 抜き出しの精度は、プロンプトの曖昧さより入力の切り方と出力の型で決まる
• 向く資料と向かない資料がある。向く条件を満たすときだけ使う
• 出力は「事実の一覧」として扱い、判断や返信文の下書きは別ステップにする

検索やXから来た人が迷わないよう、手順は次の流れに固定する。

[入力] PDF/お知らせのテキスト化
    ↓
[指示] 要点 / 数字 / 期限 の3枠だけ要求
    ↓
[出力] 表 or 箇条書き（出典ページ付き）
    ↓
[確認] 重要数字と期限だけ原典照合
    ↓
[次アクション] 返信・共有・保留を決める

表現手段の判断（この記事）

• 使う：全体像の図（上）／コピペ用プロンプトの before→after 例（テキスト切替で再現可能）
• 使わない：実操作GIF・音声
• 根拠：狙うKPIは「初回3分以内に自分の資料で一度試す率」。操作UIはツールごとに違うためGIFは陳腐化しやすい。一方、入力文と出力型はツール非依存で再利用でき、検索流入の「すぐ真似できる」需要に直結する。捏造スクショは置かない。

向く資料・向かない資料（先に境界を置く）

向きにくいものを無理に通すと、欠けた数字をそれらしい形で補完してしまうことがある。その場合は「抜く」のではなく、該当ページを人が読む。

3分レシピ（以後の定常手順）

0. 用意するもの（初回のみ）

• テキスト化できる手段（PDFの文字選択コピー、または職場で許可されたOCR）
• 業務利用が許可された対話型AI（社外送信の可否は自社ルールを先に確認）
• 下に置く「固定プロンプト」をメモアプリか社内ノートに1つ保存

機密・個人情報・未公開数値が含まれる場合は、社内ポリシー上AIに渡せないことがある。渡せないページは最初から除外する。

1. 入力を切る（ここが精度の大半）

全文を一度に貼ると、中盤の期限や注記が落ちやすい。次の切り方にする。

1. 表紙・改定履歴・目次は、改定日と文書名以外は後回し
2. 本文を見出し単位（目安：1,500〜3,000字、または見出し2〜4個分）で分割
3. 表や注記があるページは、本文と別チャンクにする
4. 各チャンクの先頭に、自分で1行メタ情報を付ける

メタ情報の型（コピペ用）：

文書名：
配布日/版：
このチャンクのページ範囲：
自分の立場（例：経理／現場リーダー／依頼を受ける側）：
知りたい用途（例：今週やる作業の有無を判定）：

立場と用途を書くと、「自分に関係ない決定」を要点から外しやすくなる。

2. 固定プロンプトで「3枠だけ」出させる

以下をそのまま使い、資料テキストを末尾に貼る。

役割：職場文書の読み取り補助。解釈や提案はしない。
タスク：貼ったテキストから次の3つだけを抜き出す。
1. 要点（決定事項・依頼・変更点のみ。背景説明は除外）
2. 数字（金額・件数・率・人数・数量。単位を必ず残す）
3. 期限（日付・時刻・「まで」「以降」などの条件句を原文に近く残す）

出力ルール：
- 形式は次のMarkdown表のみ
  | 区分 | 内容 | 対象/条件 | 出典（ページor見出し） | 確信度 |
- 区分は「要点」「数字」「期限」のいずれか
- 原文にない情報は書かない。不明は「不明」と書く
- 推測で埋めない。曖昧な表現は原文のまま短く引用する
- 1セルは1事実。複数ある場合は行を分ける
- 最後に「原典照合が必要な行」を最大5つ、短い箇条書きで示す
  （金額・法務・人事・対外約束に関するものを優先）

貼り付けテキスト：
（ここにチャンク）

3. 出力の受け取り方（before → after）

before（指示が曖昧なときによく出る形）

今回の資料では業務効率化に向けた方針が示されており、
各部門は協力して取り組む必要があります。期限にも注意しましょう。

これでは次の行動が決まらない。数字も期限も残っていない。

after（固定プロンプト後の受け取り形の例）

「確信度が中／低」の行と、金額・期限の行だけ原典を開く。全文通読より先に、当たり箇所が決まる。

4. 複数チャンクを1枚に統合する

チャンクが2つ以上あるときは、最後に統合用プロンプトを1回だけ使う。

以下は同一文書のチャンク別抜き出しです。
重複を統合し、矛盾があれば両方残して「矛盾候補」とラベルを付けてください。
出力は同じ表形式のみ。新たに要約文は作らないでください。

（チャンクAの表）
（チャンクBの表）

矛盾候補が出た行は、AIに仲裁させず原典の該当ページを開く。

5. 3分の時間配分（目安）

「要約が上手いこと」より、「今週の自分の行動が決まること」を完了条件にする。

出力をそのまま使わないための最小ガード

抜き出しは速いが、次の3点は人が持つ。

1. 対外約束・金額・個人の処遇に触れる行は、必ず原典の一文を目視する
2. 「適宜」「速やかに」「原則」など幅のある語は、短い引用のまま残し、言い切らない
3. AIの出力をそのまま上司や取引先に転送しない。転送用は、確認済みの行だけを自分の文に書き直す

社外に出せない文書は、最初から社内承認済みの環境だけを使う。判断に迷うなら貼らない。

よくある崩れと直し方

検索されやすい使い方の型（実務での呼び方）

現場で繰り返すなら、次の3パターンに名前を付けて固定すると再実行が速い。

1. 通達チェック：期限と提出物だけ見る（お知らせ1〜3ページ向け）
2. 会議前スキャン：決定事項と自分の宿題だけ見る（議事メモ・資料束向け）
3. 数値だけ回収：金額・件数・率だけ表にする（報告PDF向け）

同じ固定プロンプトの先頭に、用途を1語足すだけで切り替わる。

用途：通達チェック。期限と提出物以外の要点は最小化。

短い実例（お知らせ文を想定した入出力）

入力（抜粋）

件名：経費精算ルール改定のお願い（第3版）
...
新フォーマットは2026年9月1日提出分から適用します。
旧様式は2026年8月31日17時必着で受け付けを終了します。
交際費を除き、1件あたり3万円を超える申請は事前承認が必要です。
提出先は従来のA窓口からB窓口（email: b-desk@example.invalid）へ変更します。

出力（型どおり）

この表が手元にあれば、本文の背景説明を読む前に「自分は旧様式をいつまでに出すか／事前承認が要るか」だけ先に判定できる。

うまくいかないときの切り分け（分岐）

出力が薄い・欠ける
├─ テキスト化失敗（文字化け・柱・透かし） → OCR条件を変える／該当頁は手読み
├─ チャンク過大 → 見出し単位に再分割
└─ 指示が「要約して」になっている → 3枠固定プロンプトに戻す

出力が尤もらしく嘘を含む
├─ 原文にない日付・金額 → その行を破棄し、原典のみ採用
└─ 矛盾する表が文書内にある → 統合時に両方残し、版と日付を人が確定

図解以外の手段は使わず、この分岐は表で十分な粒度に留める（手順自体は線形の確認作業が中心のため）。

今日からの最小セット

1. 上の固定プロンプトを1つ保存する
2. 直近の社内お知らせ1本で、要点・数字・期限の表だけ作る
3. 金額と期限の行だけ原典照合する
4. 自分の次アクションを1行書く

これ以上を初回に盛らない