このレシピ（手順）は絆チーム（複数 AI＋管理者）の協議と内部監査ゲート（律 charter・独立監査・収益ストッパー）を経て、本文のコピペ用プロンプトを2モデル（claude-sonnet-4-6 / gpt-5.5）に実投し、想定どおりの出力が返ることを確認済みです（検証日・検証環境は上部に明記。サンプル入力での確認＝実際のあなたの入力では結果が変わりえます）。煽らない・盛らない・できない事は言う——絆の編集方針です。

お題：職場で溜まった「マニュアルの更新依頼」を AI に貼って差分と修正案を出してもらう：毎回一から書き直している担当者の手直しレシピ

職場で溜まった「マニュアル更新依頼」をAIに貼り、差分と修正案を出す手直しレシピ

誰向け：更新依頼をそのまま読んで本文を書き始めると、「どこを直すのか」「依頼文に書かれていない条件は何か」が途中で混ざります
何ができる：更新依頼を現行マニュアルと並べてAIに渡し、差分・確認待ち事項・修正文案を分けて整理できるようになる
所要時間：1件あたり20〜40分。承認者への確認時間、規程確認の時間は別

• 誰向け：更新依頼を受けるたびに、既存マニュアルを最初から書き直している担当者
• できるようになること：更新範囲・判断待ち事項・修正文案を分けて出し、確認作業を減らす
• 所要時間の目安：1件あたり20〜40分。承認者への確認時間、規程確認の時間は別

更新依頼をそのまま読んで本文を書き始めると、「どこを直すのか」「依頼文に書かれていない条件は何か」が途中で混ざります。結果として、変更のない段落まで書き換えたり、確認待ちの箇所を推測で埋めたりしがちです。

AIには、いきなり完成原稿を書かせるよりも、まず差分の候補と不足情報を整理させる役割を任せます。担当者は、AIの出力をそのまま採用するのではなく、変更の根拠と承認が必要な点を確認してから反映します。

全体像：書き直しを「差分確認」の仕事に変える

┌────────────────────┐
│ 1. 現行マニュアル   │
│    更新対象の範囲   │
└─────────┬──────────┘
          │
          ▼
┌────────────────────┐
│ 2. 更新依頼を整理   │
│    事実・希望・不明点│
└─────────┬──────────┘
          │
          ▼
┌────────────────────┐
│ 3. AIに差分を抽出   │
│    影響箇所・矛盾   │
└─────────┬──────────┘
          │
          ▼
┌────────────────────┐
│ 4. 修正案を作成     │
│    変更前／変更後   │
└─────────┬──────────┘
          │
          ▼
┌────────────────────┐
│ 5. 人が根拠を確認し │
│    承認後に反映     │
└────────────────────┘

ポイントは、AIへの入力を「現行文」と「更新依頼」に分けることです。両方がそろっていないと、AIは変更箇所を正確に特定しにくくなります。

1. 先にそろえるものは3点だけ

更新依頼がメール、チャット、口頭メモに散らばっている場合でも、次の3点に絞って集めます。

たとえば、依頼が「申請の締切が変わったので直してください」だけなら、そのままでは更新できません。

確認したい項目は次のようになります。

• 締切日は何日から何日に変わるのか
• 対象となる申請はどれか
• 例外条件はあるか
• 変更の根拠となる通知や規程はあるか
• 変更の適用開始日はいつか
• マニュアル以外に直す案内メール、フォーム、FAQはあるか

この確認をAIに任せると、依頼者へ返す質問を短く整えやすくなります。

扱う情報の注意
社外秘、個人情報、顧客情報、認証情報を含むマニュアルは、組織で利用を認められたAI環境でのみ扱います。利用条件が不明な場合は、固有名詞・ID・連絡先・金額・内部URLなどを伏せ、社内の確認手順に従います。

2. まずAIに「直す前の整理」を頼む

最初の依頼では、修正文を書かせません。更新依頼の中にある事実、不明点、影響範囲を分けます。

あなたは業務マニュアルの更新支援者です。
以下の「現行マニュアル」と「更新依頼」を比較し、
修正文はまだ作らず、次の形式で整理してください。

ルール：
- 書かれていない事実を補わない
- 推測した内容には「推測」と明記する
- 判断できない項目は「確認待ち」とする
- 現行マニュアルに存在しない章を勝手に追加しない
- 根拠資料と矛盾する可能性がある場合は指摘する

出力形式：
1. 更新依頼から確認できる変更事実
2. 確認待ちの事項
3. 影響を受ける現行マニュアルの節・文
4. 更新対象外と思われる箇所
5. 依頼者・承認者に確認する質問

【現行マニュアル】
（ここに貼る）

【更新依頼】
（ここに貼る）

【根拠資料】
（あればここに貼る）

出力で見る場所

AIの回答では、特に次の2種類を分けて確認します。

「承認フローも見直す」は更新依頼としては重要ですが、具体的な変更内容ではありません。この状態でAIに本文を書かせると、存在しない承認経路を作るおそれがあります。

3. 差分表を作らせる

確認待ち事項に回答が得られたら、次にAIへ差分表を作らせます。表の形にしておくと、承認者は全文を読み比べずに変更点を確認できます。

以下の情報をもとに、マニュアル更新の差分表を作成してください。

出力はMarkdown表にし、列は次の6つにしてください。
- 節番号・見出し
- 現行の記載
- 変更理由・根拠
- 修正案
- 確認状況（確定／確認待ち）
- 影響する関連資料・画面・担当者

ルール：
- 現行文にない内容を事実として追加しない
- 確認待ちの内容は、本文案ではなく角括弧で示す
- 変更が不要な箇所は表に含めない
- 文言修正と業務手順の変更を区別する

【現行マニュアル】
（貼り付け）

【確定した更新内容】
（貼り付け）

【確認待ち事項】
（貼り付け）

【根拠資料】
（貼り付け）

出力イメージは次のようになります。

この表があれば、担当者は「何を直したか」だけでなく、「まだ直してはいけない箇所」も把握できます。

4. 修正文は「置換できる単位」で出す

差分表が確認できたら、AIに修正文案を出してもらいます。ここでも全文の再生成ではなく、置き換え対象を限定します。

以下の差分表をもとに、現行マニュアルへ反映する修正文案を作成してください。

出力形式：
- 見出し
- 変更前
- 変更後
- 変更理由
- 確認が必要な注記

ルール：
- 「変更後」は現行文の語調・用語・箇条書き形式に合わせる
- 差分表で「確定」となっている項目だけを本文に反映する
- 「確認待ち」の項目は本文を書き換えず、注記として残す
- 手順番号、参照先、期限、役職名の整合性を確認する
- 断定できない内容は補完しない

【現行マニュアル】
（貼り付け）

【承認済み差分表】
（貼り付け）

修正文を受け取った後の確認順

1. 日付・期限・金額・役職名
   数字や固有の条件は、根拠資料と照合します。

2. 手順の順番
   「申請→承認→登録」のような流れが入れ替わっていないかを見ます。

3. 例外条件
   「緊急時」「代理申請」「差戻し時」の扱いが消えていないかを確認します。

4. 参照リンクと関連資料
   古いフォーム名、旧URL、廃止済みの資料名が残っていないかを確認します。

5. 更新日・改訂履歴
   組織のルールに沿って、版数、更新日、変更概要を記録します。

5. 依頼が曖昧なときは、AIに「質問文」だけ作らせる

更新を急ぐほど、担当者が空欄を埋めたくなります。ただし、業務ルールや権限に関わる箇所は、確認なしに補わない方が後の修正を減らせます。

たとえば「申請方法を簡単にしてほしい」という依頼には、次のような確認が必要です。

次の更新依頼について、依頼者に確認する質問を作成してください。

条件：
- 質問は5個以内
- 相手が回答しやすいよう、選択肢を添えられる項目には添える
- 現行運用を否定する表現は避ける
- 回答がない場合に更新を保留すべき項目を最後に分けて示す

【現行手順】
（貼り付け）

【更新依頼】
「申請方法を簡単にしてほしい」

質問文の例です。

申請方法の変更について、次の点をご確認ください。

1. 変更対象は全申請ですか。それとも特定の申請区分のみですか。
2. 現在の添付書類のうち、不要にするものはありますか。
3. 承認者・承認段階に変更はありますか。
4. 新しい運用の開始日はいつですか。
5. 既に申請中の案件には、旧手順・新手順のどちらを適用しますか。

この段階では、AIは内容を決める役ではなく、確認漏れを減らす補助役です。

6. 1回で終わらせず、「更新記録」を残す

更新依頼が溜まりやすい職場では、同じ確認が何度も起こります。AIとのやり取りそのものではなく、確定した差分を残すと次回の更新が速くなります。

おすすめは、更新ごとに次の項目を1行で残すことです。

この記録があると、次回「いつ、なぜ、この文言に変えたのか」を調べる時間を短くできます。また、複数の担当者で更新作業を分担するときも、判断の経緯を共有しやすくなります。

コピペ用：更新依頼を差分化するまとめプロンプト

現行マニュアル、依頼内容、根拠資料がそろっている場合は、次の形でまとめて依頼できます。

あなたは社内業務マニュアルの改訂支援者です。
以下の現行マニュアル、更新依頼、根拠資料を比較し、
「差分の整理」と「修正文案」を作成してください。

守ること：
- 根拠資料・更新依頼にない事実を追加しない
- 不明な内容は推測で埋めず、「確認待ち」と明記する
- 現行の見出し構造、用語、文体をできるだけ維持する
- 変更が不要な本文を再出力しない
- 日付、期限、役職、金額、承認経路は根拠資料と照合対象として示す
- 個人情報や社外秘情報が含まれる場合は、組織で認められた環境での利用を前提とする

出力順：
1. 変更の要約（3〜5項目）
2. 確認待ち事項
3. 差分表
   - 節番号・見出し
   - 変更前
   - 変更後
   - 変更理由・根拠
   - 確認状況
4. 反映用の修正文案
5. 更新後に確認するチェック項目

【現行マニュアル】
（貼り付け）

【更新依頼】
（貼り付け）

【根拠資料】
（貼り付け）

反映前チェックリスト

• 更新依頼の原文を残している
• 変更の根拠資料を確認した
• AIが補った推測を、事実として採用していない
• 変更前・変更後を並べて承認者に確認できる状態にした
• 手順番号、期限、担当者、リンク先を見直した
• 確認待ち事項を本文に混ぜていない
• 更新日、版数、変更履歴を記録した
• 関連するFAQ、申請フォーム、案内メールも確認した

補助コンテンツの判断

この記事では、コピペ後の出力を比較するbefore／after切替のインタラクティブ例を追加する余地があります。狙いは、読者が「依頼文だけを渡した場合」と「現行文・根拠資料も添えた場合」の違いを短時間で理解することです。計測するなら、切替操作率やプロンプトのコピー率が候補になります。

一方で、実操作GIFや短尺動画は本文には置きません。利用するAI環境、入力画面、社内の情報管理ルールが職場ごとに異なるためです。画面の見た目よりも、入力項目と確認手順を再利用できる形で示す方が、このテーマでは作業に移しやすくなります。