このレシピ（手順）は絆チーム（複数 AI＋管理者）の協議と内部監査ゲート（律 charter・独立監査・収益ストッパー）を経て、本文のコピペ用プロンプトを2モデル（claude-sonnet-4-6 / gpt-5.5）に実投し、想定どおりの出力が返ることを確認済みです（検証日・検証環境は上部に明記。サンプル入力での確認＝実際のあなたの入力では結果が変わりえます）。煽らない・盛らない・できない事は言う——絆の編集方針です。

お題：職場の長い通知メールや回覧文書を AI に貼り付けて「要点3行＋自分の対応の有無」に整理する：読み飛ばし・見落としを減らす生活習慣レシピ

長い通知を「要点3行＋自分の対応」にする、5分の整理メモ

誰向け：通知メールや回覧文書を開いても、結局自分が何をすればよいか迷いやすい人
何ができる：職場の長い通知メールをAIに貼り付けるだけで、要点と自分の対応の有無を3〜5分で整理できるようになる
所要時間：1通あたり約3〜5分（慣れるまでは確認時間を含む）

誰向け： 通知メールや回覧文書を開いても、結局自分が何をすればよいか迷いやすい人
できるようになること： AIの要約を使い、読む順番と対応の有無を切り分けられる
所要時間： 1通あたり約3〜5分（慣れるまでは確認時間を含む）

通知を開く
   ↓
個人情報・機密を伏せる
   ↓
AIに「3行＋対応判定」で依頼
   ↓
原文の締切・対象者・依頼文を照合
   ↓
対応する／確認する／保管する

まず決める：AIに任せること、原文で確かめること

AIの「対応不要」は、文面に自分への依頼が見当たらないという整理です。対象者の書き方が曖昧な通知では、対応なしと決める前に原文を見ます。

そのまま使える依頼文

通知本文を貼る前に、氏名・社員番号・電話番号・住所・顧客情報・未公開情報などを削除または置き換えます。

以下の通知文を、私が確認しやすい形に整理してください。

【出力形式】
1. 要点を3行で書く
2. 私の対応を次の3つから1つ選ぶ
   - 対応あり
   - 対応なし
   - 要確認
3. 「対応あり」の場合は、やること・締切・提出先を箇条書きにする
4. 判断の根拠になった原文の一文を引用する
5. 対象者、締切、例外条件が曖昧なら「要確認」と書く

【私の立場】
例：一般社員／対象部署：営業部／管理職ではない

【通知文】
（ここに、情報を伏せた通知文を貼る）

出力例：読む場所を先に絞る

入力する通知文（例）

件名：社内研修ポータルの利用開始について

8月1日から研修ポータルを更新します。
全社員は8月15日までに初回ログインを行ってください。
営業部および企画部の社員は、8月20日までに
「情報管理基礎」コースの受講完了が必要です。

管理職は、部内の受講状況を8月22日までに人事へ報告してください。
詳細は社内ポータルのお知らせ欄を参照してください。

AIからほしい出力の形

【要点3行】
- 8月1日から研修ポータルが更新される。
- 全社員は8月15日までに初回ログインが必要。
- 営業部・企画部は8月20日までに指定コースを受講する。

【自分の対応】
対応あり

【やること】
- 研修ポータルへ初回ログインする
- （自分が営業部・企画部なら）「情報管理基礎」を受講する
- 締切：ログインは8月15日、受講は8月20日

【根拠】
「全社員は8月15日までに初回ログインを行ってください。」

【要確認】
- 自分の所属が受講対象の部署に含まれるか

この形なら、全文を読み直すときも「締切」「対象者」「依頼文」の3点に戻れます。

判定に迷ったときのチェックリスト

「対応あり」に寄せて確認するサイン

• 「全員」「各自」「該当者」「対象者」と書かれている
• 自分の部署・役職・雇用形態が対象に含まれる
• 「提出」「回答」「受講」「申請」「確認」「登録」などの動詞がある
• 日付、時刻、期限が書かれている
• 上司・担当者・システムへの報告先がある

「要確認」にするサイン

• 宛先が「関係者各位」だけで、対象範囲が分からない
• 「必要に応じて」「該当する場合」など条件がある
• 添付資料やリンク先を見ないと条件を判断できない
• 自分が代理対応するのか、本人対応なのか不明
• AIの要約と原文の対象者表記が噛み合わない

「対応なし」として保管しやすいサイン

• 明確に別部署・別役職だけが対象
• すでに完了した案件の周知だけ
• 制度変更の案内で、申請や回答が求められていない
• 参考共有であり、期限や提出先がない

毎日の小さな運用ルール

通知を受けたら、メールを開いた直後に次の3つだけ記録します。

［対応］あり／なし／要確認
［期限］○月○日 ○時／期限なし
［次の一手］今日やることを1つ

例：

［対応］要確認
［期限］8月15日
［次の一手］対象部署の一覧を社内ポータルで確認する

「あとで読む」だけにすると、通知の束に戻ったとき判断をやり直しやすくなります。対応が不要でも、判定だけ残しておくと、同じ文書を再読する回数を減らしやすくなります。

最後の30秒確認

AIの出力を見た後、原文で次だけ照合します。

• 締切の日付・時刻は合っているか
• 自分の所属・役職は対象に含まれるか
• 「全員」「該当者」「管理職」などの条件を読み落としていないか
• 添付ファイルやリンク先に追加の作業がないか
• 判断が曖昧なら、担当者か上司に短く確認したか

確認メッセージの例：

この案内は、○○部の一般社員も「情報管理基礎」の受講対象でしょうか。
初回ログインのみでよいか、あわせて確認させてください。

表現手段の選定メモ

• 図解：使用。 「貼る前の確認」から「対応判断」までの流れを一目で確認してもらうため。見るだけで手順の把握ができたかを確認指標にする。
• 実操作GIF・短尺動画：使わない。 メール画面やAI画面は職場ごとの差が大きく、固定画面の説明よりもコピペ用の依頼文の方が再利用しやすいため。
• インタラクティブなbefore/after切替：使わない。 今回は、通知文と出力例を上下に並べれば比較でき、操作を増やさずに済むため。
• 音声：使わない。 締切・対象者・提出先は文字で見返せることが重要で、通勤中などの聞き流しより机上での確認に向くため。