このレシピ（手順）は絆チーム（複数 AI＋管理者）の協議と内部監査ゲート（律 charter・独立監査・収益ストッパー）を経て、本文のコピペ用プロンプトを2モデル（claude-sonnet-4-6 / gpt-5.5）に実投し、想定どおりの出力が返ることを確認済みです（検証日・検証環境は上部に明記。サンプル入力での確認＝実際のあなたの入力では結果が変わりえます）。煽らない・盛らない・できない事は言う——絆の編集方針です。

お題：職場のスプレッドシートに貼り付けた売上メモを AI に渡して「月別・担当者別の集計表」に整える：毎月同じ手作業を減らす実務レシピ

職場の売上メモを、月別・担当者別の集計表に整える（AI実務レシピ）

誰向け： 毎月、チャットやメールの売上メモを表計算に手で転記・集計している人
何ができるようになる： メモを貼る → 決まった指示文で渡す → 月別・担当者別の表が出る、までを再現できる
所要時間： 初回の型づくり 40〜60分／2回目以降はメモの量次第で数分〜15分

毎月同じ作業が残る現場では、「ツールを変える」より先に、入力のばらつきをどう固定するかと、出力をどこで検算するかを決めた方が効きます。ここでは、職場のスプレッドシートに貼ってある売上メモ（日付・担当・金額が文章や箇条書きで混在）を、AIに渡して「月別・担当者別」の集計表に整える手順を、そのまま使える形で書きます。

使うAIは、社内で許可された対話型のものであれば構いません。特定サービス名に依存しない書き方にします。

この手順で扱う範囲と、扱わない範囲

扱う

1セルまたは連続セルに貼られた、短い売上メモの整形
月別合計、担当者別合計、必要なら「月×担当」のクロス表
不明瞭な行の扱いルール（除外／要確認フラグ）

扱わない

会計ソフトやCRMとの自動連携
税計算・請求書発行・承認フローそのもの
個人情報や取引先の機微情報が含まれるメモの外部送信（社内ポリシー外の利用）

社外のAIに貼る前に、社内の情報取り扱いルールを確認してください。社名や個人名を伏せた練習用データで型を作る方が安全です。

表現手段の選び方（この記事での判断）

手段	使うか	根拠（狙う指標）
流れの図（テキスト図）	使う	4工程の位置関係を一画面で把握させ、離脱前の「全体像理解」を上げる
入力→出力の before/after	使う	コピペ再現率（読者が自分のメモで同じ型を試せるか）を上げる
実操作GIF・短尺動画	使わない	操作対象が「許可されたAI＋自社シート」で画面が一律でないため、汎用GIFは誤誘導になりやすい
音声	使わない	手順の核が指示文と表の照合であり、聴取より sup>照合の方が誤り検知に直結する

禁止は内容の捏造のみです。以下の before/after は架空の業務データで、再現用の型です。

全体像（先に位置関係だけ）

[1 メモを1か所に集める]
        ↓
[2 列の定義・表記ゆれ・不明行のルールを書く]
        ↓
[3 固定した指示文 ＋ メモ を AI に渡す]
        ↓
[4 出力表をシートに戻し、合計と件数で検算する]

価値はツール名ではなく、2でルールを文章として残すことと、4を省略しないことにあります。1と3だけだと、月によって列名や担当名の揺れで表が崩れます。

事前に決めること（シートに残す）

AIに渡す前に、同じブック内に「ルール」用のシートか、メモ欄を1つ用意します。決めるのは次の内容です。

出力列
例：年月 | 担当者 | 件数 | 売上合計 | 備考

日付の扱い

「3/5」「2026-03-05」「昨日」などが混ざる前提で、出力は YYYY-MM に揃える
年が無いメモは、作業対象年を指示文に明記する（例：対象年は2026年）

担当者名の表記ゆれ
対照表を数行でよいので書く。

メモ上の表記	正式名
山田 / 山田さん / Y.山田	山田
佐藤 / サトウ	佐藤

金額
カンマ有無、円・千円混在、「約」付きをどうするか。実務では「約」は金額に入れず備考へ、が無難です。

不明行
日付または金額が読めない行は、合計に入れず 要確認 行に回す、と一文で固定する。

この4点が書いてあれば、指示文は短くても安定します。書いていないと、毎回「山田さんと山田を分けた表」が出たり出なかったりします。

手順

1. メモを「入力用」範囲にそのまま置く

元のチャット履歴をきれいにしなくて構いません。次のような塊を、入力用シートの1列に貼ります。

3/2 山田 消耗品 12,000
3/2 佐藤さん 新規 38000円
3月5日 山だ 追加 5千円
3/8 鈴木 メンテ 22,000
日付不明 山田 調整 3,000
3/10 佐藤 約15,000（見積段階）

手で列に分けないのがポイントです。分ける作業自体が毎月の負荷なので、分割はAI側に寄せます。

2. 指示文を固定文として保存する

チャットにその場で考えるのではなく、シートのセルか社内ドキュメントに指示文を置き、毎月同じ文を使います。変数になるのは「対象年」と「入力メモ」だけにします。

指示文の型（コピー用）

あなたは表計算用にデータを整形するアシスタントです。
以下のルールに厳密に従ってください。ルール外の推測で行を作らないでください。

【対象年】2026年
【出力】Markdownの表で1つだけ返す。前置き・後書きは不要。

【列】
年月 | 担当者 | 件数 | 売上合計 | 備考

【集計単位】
- 行の粒度は「年月 × 担当者」
- 件数は、売上として採用したメモ行の数
- 売上合計は採用行の合計（整数、円）

【変換ルール】
1. 日付は対象年を補い、年月は YYYY-MM にする
2. 担当者は次の対照表で正式名に統一する
   - 山田 / 山田さん / 山だ / Y.山田 → 山田
   - 佐藤 / 佐藤さん / サトウ → 佐藤
   - 鈴木 / 鈴木さん → 鈴木
3. 金額の「円」「カンマ」「千円」を円の整数にする（5千円→5000）
4. 「約」が付く金額は合計に含めず、備考に「概算のため除外」と書き、件数にも入れない
5. 日付または金額が欠ける行は合計に入れず、担当者が分かる場合は
   年月を 0000-00、備考を「要確認：元メモ＝（原文短縮）」とした行にする
6. 対照表に無い担当者名は、備考に「新規担当：要確認」を付けてそのまま出力する

【検算用に表の下へ】
- 採用件数の合計
- 売上合計の総和
- 要確認行の件数
を3行で付ける

【入力メモ】
（ここに貼る）

対照表と除外ルールが指示文に入っていることが、再現性の本体です。モデルや画面が変わっても、先に壊れるのはここです。

3. 入力と指示を渡し、表だけ受け取る

AIの出力例（上記メモを入れた場合のイメージ）は次のとおりです。

| 年月    | 担当者 | 件数 | 売上合計 | 備考 |
|---------|--------|------|----------|------|
| 2026-03 | 山田   | 2    | 17000    |      |
| 2026-03 | 佐藤   | 1    | 38000    |      |
| 2026-03 | 鈴木   | 1    | 22000    |      |
| 0000-00 | 山田   | 0    | 0        | 要確認：元メモ＝日付不明 山田 調整 3,000 |
| 0000-00 | 佐藤   | 0    | 0        | 概算のため除外 |

採用件数の合計: 4
売上合計の総和: 77000
要確認行の件数: 2

before（手元のメモ）→ after（集計の核） の対応は、次のイメージです。

before（生メモの一部）
3/2 山田 消耗品 12,000
3/2 佐藤さん 新規 38000円
3月5日 山だ 追加 5千円
3/10 佐藤 約15,000（見積段階）

after（採用される集計）
2026-03 × 山田 … 12000 + 5000 = 17000（2件）
2026-03 × 佐藤 … 38000（1件）
佐藤の約15,000 … 合計外（概算）

出力が前置き付きで返ってきたら、「表と検算3行以外を消して再出力」と短く返せば足ります。指示文本体を毎月いじらない方が、後からの差分が追いやすいです。

4. シートに戻して検算する（ここを飛ばさない）

表を集計用シートに貼る（またはインポート）
自分で SUM と件数を取り、AIが付けた「売上合計の総和」「採用件数」と一致するか見る
要確認 行だけ元メモに戻り、人が判断する

検算でずれたときの切り分け順は次の通りです。

合計が合わない
  → 金額の「千円」「約」の扱いが指示どおりか
  → 採用／除外の件数を先に照合

担当が割れている
  → 対照表の行不足（表記追加で足りることが多い）

月がずれる
  → 対象年の指定漏れ、または日付パース不能行の混入

初月は、手集計の合計と並べて一度だけ突き合わせると、指示文の穴（例：「税込／税抜が混在」）が見つかります。見つかった穴は、感覚で都度指示せず、対照表かルールに1行足して次月に持ち越します。

毎月の運用（型ができたあと）

タイミング	作業	目安
月初または締め日	入力用範囲をクリアし、当月メモを貼る	1〜3分
同	指示文の【対象年】と【入力メモ】だけ更新してAIへ	2〜5分
同	出力を貼付し、合計・件数を検算	3〜10分
ずれが出たとき	対照表または除外ルールに行を足す	都度1〜2分
四半期など	要確認の残り方を見て、入力側の書き方を現場に1点だけ依頼する	任意

AIに「もっと賢くまとめて」と頼むより、メモを書く側に「日付・名前・金額を1行に」と一点だけ揃えてもらう方が、翌月の要確認が減ることが多いです。ただし、現場の書き方が変わらない前提でも回るよう、指示文側のルールを厚くしておく、という順番で問題ありません。

うまくいかないときに見直す箇所

表の形が月によって変わる
→ 指示文に「列名はこの5つ以外を足さない」と明記する。クロス表が欲しい月は、指示文を増やさず、別セルに「2枚目の表：行＝担当、列＝年月、値＝売上合計」と用途別の文を持つ。

少額の調整が合計を汚す
→ 「3,000円未満は備考のみ」など閾値をルールに足す。閾値は業務の意味で決め、AIに判断させない。

担当の別名が増え続ける
→ 対照表を10行を超えたら、入力時に正式名だけ使う運用へ移す検討材料にする。対照表の無限延長は、毎月のメンテコストになります。

社外AIに貼れない
→ 社内で使える環境に指示文だけ移す。手順の中身（ルール固定→検算）は同じです。データそのものを学習に使わない設定や、利用可否は情報システム側の基準に従

職場のスプレッドシートに貼り付けた売上メモを AI に渡して「月別・担当者別の集計表」に整える