この記事は、複数の AI が書いて互いに点検し、公開前の確認を通したものです。本文のコピペ用プロンプトは、2つの AI（claude-sonnet-4-6 / gpt-5.5）で実際に動かし、想定どおりの結果が返ることを確かめています（確かめた日と環境は上に書いてあります。試したのは見本の入力なので、お手元の入力では結果が変わることがあります）。煽らない・盛らない・できないことはできないと書く。これが、このサイトの編集方針です。
お題：職場の Excel 集計を AI に頼む前に「何を出したいか」だけメモする：関数が分からなくても集計が進む段取りレシピ
Excel集計をAIに頼む前の「出したいもの」メモ：そのまま使える段取りシート
誰向け： 月次・週次のExcel集計を任され、関数やピボットテーブルに苦手意識がある人
できるようになること： AIへ渡す依頼内容を整理し、集計表・グラフ・確認手順まで指定できる
所要時間： 最初の1回は10〜15分、次回からは3分程度
使い方： 下の空欄を埋めてから、AIに渡します。
「どう計算するか」ではなく、「何を見て判断したいか」を先に書くのがポイントです。
【集計の目的】
例：支店ごとの売上を比べ、今月の対応優先順位を決めたい
【元データの1行は何を表すか】
例：1行＝1件の受注
【使う列】
例：受注日、支店名、担当者、商品分類、売上金額、粗利金額
【集計したい単位】
例：支店別、月別、商品分類別
例：対象期間は2026年6月1日〜6月30日
【出したい数字】
例：
・支店別の売上合計
・支店別の粗利合計
・支店別の受注件数
・前月との売上差額、増減率
【見たい順番・条件】
例：
・売上の高い順に並べる
・売上が50万円未満の支店には印を付ける
・返品データは除く
・空欄の支店名は「未分類」として別に出す
【欲しい出力の形】
例：
・Excel上で作る手順
・集計表1枚
・支店別売上の棒グラフ1枚
・使った数式の説明flowchart LR
A[1. 判断したいことを書く] --> B[2. 元データの意味と列を確認]
B --> C[3. 集計の単位・条件を決める]
C --> D[4. AIに依頼文を渡す]
D --> E[5. 結果を元データと照合]例：支店別の月次売上を出したい場合
1. 手元のメモ
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 集計の目的 | 売上が落ちた支店を見つけ、来月の訪問先を決める |
| 1行の意味 | 1行＝1件の受注 |
| 対象期間 | 2026年6月1日〜6月30日 |
| 使う列 | 受注日、支店名、売上金額、返品区分 |
| 集計単位 | 支店別 |
| 出したい数字 | 売上合計、受注件数、前月売上、前月比 |
| 除外条件 | 返品区分が「返品」の行は除く |
| 表示順 | 売上合計の低い順 |
| 出力形式 | 集計表と棒グラフ。Excelでの操作手順も欲しい |
2. AIに渡す依頼文
Excelの集計を手伝ってください。
元データは1行が1件の受注です。
列は以下です。
A列：受注日
B列：支店名
C列：売上金額
D列：返品区分
2026年6月1日〜6月30日のデータを対象に、
返品区分が「返品」の行を除外して、支店別に次を集計したいです。
・売上合計
・受注件数
・前月の売上合計
・前月比
売上合計が低い順に並べてください。
結果は、Excelで自分が再現できるように、
1）ピボットテーブルで作る方法
2）関数で作る方法
の順で説明してください。
また、集計後に確認すべき点を3つ挙げてください。
データの列名や形式に不足があれば、作業を始める前に質問してください。AIへ渡す前の確認チェック
データの意味
- 1行が「受注1件」「社員1人」「日別実績1件」など、何を表すか書いた
- 合計してよい数字と、合計してはいけない数字を区別した
例：売上金額は合計する／顧客IDは件数として数える - 日付列があるか確認した
- 同じ受注や同じ社員が重複していそうな行がないか確認した
集計条件
- 対象期間を書いた
- 除外するデータを書いた
例：取消、返品、テスト、退職者、空欄 - 「件数」が行数なのか、重複を除いた人数なのか決めた
- 税込・税抜、売上・粗利など、使う金額の定義を決めた
出力の形
- 誰と比べるかを書いた
例：支店別、担当者別、商品別、前月比 - 並べ方を書いた
例：金額の高い順、低い順、日付順 - 表だけでよいか、グラフも必要か決めた
- Excelで再現する手順が必要か書いた
集計結果が返ってきたら見る3点
-
合計額が元データ全体と大きくずれていないか
集計表の売上合計と、元データの売上列の合計を比べます。除外条件がある場合は、その条件を反映した合計と比べます。 -
件数の数え方が意図どおりか
「受注件数」は行数、「顧客数」は重複を除いた顧客ID数になる場合があります。依頼文で決めていないと、結果の意味が変わります。 -
空欄・エラー・対象外が混ざっていないか
「（空白）」「未分類」「#N/A」などが集計表に出たら、消す前に元データを確認します。入力漏れを示していることがあります。
迷ったときの短い依頼文
このExcelで、何を集計できるか一緒に整理してください。
まず、
・1行が何を表しているか
・集計に使えそうな列
・日付、金額、ID、分類の列
を確認したいです。
その上で、「誰が・いつ・何を・いくら」の切り口で
業務判断に使える集計案を3つ出してください。
各案について、必要な列、集計表の形、確認すべき注意点も示してください。