このレシピ（手順）は絆チーム（複数 AI＋管理者）の協議と内部監査ゲート（律 charter・独立監査・収益ストッパー）を経て、本文のコピペ用プロンプトを2モデル（claude-sonnet-4-6 / gpt-5.5）に実投し、想定どおりの出力が返ることを確認済みです（検証日・検証環境は上部に明記。サンプル入力での確認＝実際のあなたの入力では結果が変わりえます）。煽らない・盛らない・できない事は言う——絆の編集方針です。

お題：職場のアンケートや問い合わせの回答文を AI でまとめて「共通の質問と返し方の一覧」に整理する：毎回一から書く手間を減らす実務レシピ

職場のアンケート・問い合わせ回答をAIで「共通の質問と返し方一覧」にまとめる実務レシピ

誰向け： 人事・総務・CS・現場リーダーなど、アンケートや問い合わせに毎回ゼロから返信している人
何ができるようになる： 過去の回答文をAIで整理し、再利用できる「質問→返し方」の一覧を作れる
所要時間： 初回90〜120分／以降の更新は15〜30分が目安

先に結論：作るのは「FAQ」ではなく「返し方の型」

この章でやること：記事全体のゴールと、やらないことを先に固定する。

よくある失敗は、「よくある質問リスト」を作って満足することです。質問だけ並んでも、現場では次に困ります。

• どのトーンで返すか
• どこまで詳しく書くか
• 誰にエスカレーションするか
• 何を書かないか

必要なのは 「質問の言い回し」と「返し方の型」がセットになった一覧 です。AIの役割は、過去の回答文を読み、重複を束ね、返し方の共通パターンを抜き出すことです。文章の最終責任は人が持ちます。

[過去の回答・アンケート自由記述]
        ↓
   [AIで分類・束ね]
        ↓
[質問クラスタ ＋ 返し方の型]
        ↓
[人が確認・修正・権限ルールを足す]
        ↓
[共有一覧（スプレッドシート等）]

準備するもの（集めるだけでよい）

この章でやること：作業前に揃える材料を最小セットで固定する。

入力に使うもの

出力として置くもの

• 一覧表（スプレッドシート推奨）
• 列の例：質問クラスタ / 言い回し例 / 返し方の骨子 / 定型文 / 注意点 / 担当 / 更新日 / 根拠資料

個人情報・評価コメント・個別の人事案件は、一覧に載せない。載せるのは「繰り返し出る型」だけにします。

全体手順（5ステップ）

この章でやること：作業の流れを一望できるようにする。

① 素材を集めてマスク
      ↓
② 質問をクラスタ化する（AI）
      ↓
③ 各クラスタに「返し方の型」を付ける（AI＋人）
      ↓
④ 一覧表に落とし、権限と禁止事項を足す
      ↓
⑤ 運用ルールを決め、週次で1件ずつ更新

4ステップ以上あるので、上の流れをそのまま作業チェックリストにしてください。以下、各ステップを具体化します。

ステップ①：素材を集めてマスクする

この章でやること：AIに渡す前の安全な入力を作る。

1. 直近3〜6か月の返信・自由記述をコピーする（多すぎる場合は「問い合わせ種別ごと」に分ける）
2. 次を機械的に置換する
   • 氏名 → Aさん
   • 部署固有名 → 所属X
   • 案件番号・金額の固有値 → 抽象化
3. ファイルを1つにまとめる（テキストで十分）
4. 冒頭にメモを書く
   • 対象業務（例：勤怠・福利厚生・社内ツール）
   • 返信の立場（例：総務窓口／現場リーダー）
   • トーン（例：丁寧・短め・断定を避ける）

マスクを後回しにすると、あとで一覧ごと破棄する羽目になります。最初に済ませます。

ステップ②：AIで「質問クラスタ」に束ねる

この章でやること：言い回しの違う同じ質問を、1つの塊にする。

使うプロンプトの骨格

そのまま使える形です。【】 を差し替えてください。

あなたは社内問い合わせの整理担当です。
以下の過去回答・自由記述を読み、同じ意図の質問をクラスタにまとめてください。

制約：
- 個人を特定できる表現は出力しない
- 推測で新しい制度を作らない
- クラスタ名は現場の言葉で短く
- 1クラスタにつき「言い回し例」を3つまで

出力形式（表）：
| クラスタID | クラスタ名 | 言い回し例 | 出現の目安 | メモ |

対象業務：【勤怠・有給】
立場：【総務窓口】
素材：
【ここにマスク済みテキスト】

人が見るチェックポイント

• 似たクラスタが分かれていないか（例：「有給の残日数」と「有給の確認方法」）
• 違う論点が混ざっていないか（例：申請方法と承認遅延）
• 1回きりの個別事情がクラスタ化されていないか

AIの最初の出力は「たたき台」です。ここで人が統合・分割すると、後工程が楽になります。

ステップ③：各クラスタに「返し方の型」を付ける

この章でやること：質問ごとに、再利用できる返信構造を決める。

返し方の型（共通フレーム）

多くの社内返信は、次の4ブロックで足ります。

1. 結論（できる／できない／確認中）
2. 手順 or 根拠（どこを見るか、何をするか）
3. 例外・期限（条件付きの場合）
4. 次の一手（誰に何を送るか／待ち時間）

プロンプト例

先ほどのクラスタ一覧を使います。
各クラスタについて「返し方の型」を作ってください。

条件：
- 断定しすぎない（制度変更の可能性があるため）
- 個人判断が必要な案件はエスカレーションを明示
- 定型文はコピペ可能な長さ（200〜400字目安）
- 「書かないこと」も1行で書く

出力列：
| クラスタ名 | 返し方の骨子（4ブロック） | 定型文ドラフト | 書かないこと | 担当/転送先の目安 |

人が必ず直す箇所

AIは「よくある言い回しの平均」を出します。現場の例外ルールは人が足します。

ステップ④：一覧表に落とし、禁止事項を足す

この章でやること：チームで使える1枚の運用表にする。

推奨カラム

禁止・保留ルール（表の外に1行で置く）

• 懲戒・評価・健康情報は定型化しない
• 数値（日数・金額・期限）は根拠リンク必須
• 信頼度「中」は送る前に担当確認
• 新規クラスタは週1で追加し、即・全体公開しない

ここまでで、「毎回一から書く」状態から「型を選んで微修正する」状態に移れます。

ステップ⑤：運用を軽く回す（更新が続かない設計は捨てる）

この章でやること：一覧が腐らない最小ルールを決める。

週次15分ルール

1. その週に新しく書いた返信を1〜3件集める
2. 既存クラスタに入るか判定
3. 入らなければ「候補」シートへ
4. 候補が3回出たら本表に昇格
5. 根拠が変わった行だけ更新日を書き換える

判断分岐（新しい問い合わせが来たとき）

新しい問い合わせ
    │
    ├─ 一覧に近いクラスタがある？
    │      ├─ Yes → 定型文を選び、固有情報だけ差し替え
    │      └─ No  → 人が下書き → 候補シートへ
    │
    └─ 信頼度が「中」or 例外っぽい？
           ├─ Yes → 担当確認してから送信
           └─ No  → そのまま送信＋必要なら一覧メモ更新

初回に完璧な一覧を目指すより、「候補→昇格」 の細い導線を残す方が続きやすいです。

実例：勤怠まわりで一覧がどう見えるか

この章でやること：抽象論ではなく、表の完成イメージを見せる。

定型文の例（Q-02）：

有給の残日数は、勤怠システムの【休暇残数】画面からご確認いただけます。
表示の反映にタイムラグがある場合がございます。
画面上の数字と認識が異なる場合は、対象期間がわかる状態で本窓口までご連絡ください。
※他者の残日数についてはお答えできません。

ポイントは、全部を丁寧に書きすぎないことです。長くするほど更新が重くなり、使われなくなります。

AIに任せる範囲／人が持つ範囲

この章でやること：事故りやすい境界をはっきり分ける。

「AIが書いたから正しい」にはしません。一覧の各行に 根拠 と 更新日 がある状態を、品質の最低ラインにします。

うまくいかないときの切り分け

この章でやること：つまずき別の直し方を短く示す。

所要時間の目安（現実的な配分）

この章でやること：初回と継続のコスト感を共有する。