このレシピ（手順）は絆チーム（複数 AI＋管理者）の協議と内部監査ゲート（律 charter・独立監査・収益ストッパー）を経て、本文のコピペ用プロンプトを2モデル（claude-sonnet-4-6 / gpt-5.5）に実投し、想定どおりの出力が返ることを確認済みです（検証日・検証環境は上部に明記。サンプル入力での確認＝実際のあなたの入力では結果が変わりえます）。煽らない・盛らない・できない事は言う——絆の編集方針です。
お題：職場の取引先・社内向け提案書の「です・ます」と「体言止め」を AI で使い分ける：文体で迷う人の文章仕上げレシピ
誰向け： 職場の提案書（取引先向け・社内向け）で「です・ます」と「体言止め」の使い分けに迷っている人
何ができるようになる： 文章の役割（見出し・本文・依頼など）に応じた文体の置き場所を整理し、AIへの指示文を使って提案書の文体を仕上げられるようになる
所要時間： 目安30〜60分（プロンプト例の確認と自分の文章への適用を含む）
提案書の文章で迷う場面は、だいたい語尾に出ます。
「〜です」「〜ます」でそろえると丁寧だが、少し説明が長く見える。
一方で「コスト削減」「導入工数の抑制」「運用負荷の軽減」のような体言止めを並べると、資料らしく見えるが、冷たくも見える。
AI に整えてもらうときも、ただ「ビジネス文書らしくしてください」と頼むと、語尾が均されすぎます。取引先向けなのに社内メモのようになったり、社内提案なのに外向け営業資料のようになったりします。
ここでは、提案書の文体を「です・ます」と「体言止め」の二択で悩むのではなく、文章の役割ごとに置き場所を決めて、AI に仕上げを手伝わせる手順として整理します。
提案書の文体で起きる小さなズレ
たとえば、次の一文があります。
本施策では、問い合わせ対応時間の短縮と、担当者ごとの対応品質のばらつきの抑制を目指します。
このままでも問題はありません。丁寧で、提案書の本文として読めます。
ただ、スライドや提案書の見出しに置くと、やや長く感じます。
問い合わせ対応時間の短縮と対応品質の平準化
見出しなら、このくらい短いほうが目に入りやすい場合があります。
ただし、本文までこの調子で進めると、次のように少し硬くなります。
本施策の目的。問い合わせ対応時間の短縮。対応品質の平準化。初期対応フローの整理。
情報は伝わりますが、相手に説明しているというより、項目を置いている印象が強くなります。提案書では、読み手が「何を判断すればよいか」を追えることが大事です。体言止めは見せるための表現、です・ますは渡すための表現、と分けておくと扱いやすいです。
体言止めを置く場所は、読者が流し読みする場所
体言止めが合うのは、読者がまず視線を走らせる場所です。
たとえば、次のような箇所です。
- 表紙の副題
- 章タイトル
- 小見出し
- 課題一覧
- 施策名
- 効果のラベル
- 比較表の項目名
- 図解内の短い説明
提案例で見ると、こうなります。
顧客対応フローの見直し
初回返信時間の短縮
対応品質の平準化
FAQ 更新運用の定着
このように並べると、論点がすばやく見えます。読み手が上長でも取引先でも、まず構造をつかむための助けになります。
ただし、体言止めだけで提案書を組むと、責任の所在や依頼の温度がぼやけます。
4月第2週から試験導入。対象はカスタマーサポート部門。週次で効果確認。
この書き方は社内のたたき台なら通じることがあります。取引先に出す文面では、少し唐突です。
4月第2週から、カスタマーサポート部門を対象に試験導入します。導入後は週次で効果を確認し、運用上の課題を整理します。
本文では、動詞を戻したほうが読み手に負担をかけません。
「です・ます」は、相手に判断してもらう場所に残す
提案書で丁寧さが必要なのは、あいさつ文だけではありません。相手に判断を求める箇所、前提を共有する箇所、依頼を含む箇所では、です・ますが効きます。
たとえば、次のような部分です。
- 背景説明
- 課題の解釈
- 提案内容の説明
- 実施範囲
- 相手に確認してほしい事項
- 費用やスケジュールの前提
- リスクや未確定事項
- 次のアクション
例を見ます。
現在、問い合わせ件数の増加により、初回返信までの時間が延びています。特に月初とキャンペーン実施後に対応が集中しており、担当者ごとの判断差も生じています。
この部分を体言止めに寄せると、こうなります。
問い合わせ件数の増加。初回返信時間の長期化。月初とキャンペーン実施後の対応集中。担当者ごとの判断差。
資料の中の「課題一覧」としては使えます。しかし、読み手に背景を説明する本文としては情報のつながりが弱くなります。
提案書では、見出しで論点を置き、本文で関係を説明する。この分け方が自然です。
AI に頼む前に、文章の役割を分けておく
AI に文体調整を頼むとき、いきなり「丁寧にしてください」と書くより、文の役割を渡したほうが仕上がりが安定します。
たとえば、次のように依頼します。
次の提案書ドラフトを、職場で使える文体に整えてください。
条件：
- 見出し、小見出し、表の項目名は体言止めを中心にする
- 本文、依頼、前提条件、注意点は「です・ます」で書く
- 体言止めが3文以上続く場合は、本文に直す
- 取引先に出しても失礼にならない硬さにする
- 大げさな表現は使わない
- 意味は変えない
出力：
1. 修正版
2. 文体を変えた箇所と理由
3. まだ確認が必要な表現この依頼では、AI に「どちらが良いか」を丸投げしていません。
見出しは体言止め、本文はです・ます、という作業指示にしています。
AI は文体を整えるのは得意ですが、相手との関係や社内事情までは知りません。そこは書き手が条件として渡します。
取引先に出す提案書では、体言止めを“見出しの技術”に寄せる
取引先向けの提案書では、体言止めを多用しすぎると、説明不足に見えることがあります。特に、費用、範囲、スケジュール、相手側の作業が関わる箇所は、文として書いたほうが安全です。
たとえば、次の表現です。
貴社側での初期データ提供
弊社側での初期設定
5営業日以内の確認
項目としては問題ありません。ただ、このまま依頼に使うと、少し事務的です。
初期設定にあたり、貴社側で対象データをご提供いただく必要があります。弊社では、受領後に初期設定を行います。設定内容については、5営業日以内にご確認をお願いいたします。
相手に動いてもらう箇所では、「何を」「誰が」「いつまでに」が文でつながっているほうが誤解を減らせます。
AI に取引先向けの調整を頼むなら、次のように書けます。
以下の文章を、取引先向け提案書の文体に整えてください。
方針：
- 見出しと箇条書きのラベルは簡潔にする
- 依頼、条件、未確定事項は「です・ます」で明確に書く
- 相手の作業が発生する箇所は、命令調にしない
- 責任範囲があいまいな表現は指摘する
- 文章を丁寧にしすぎて長くしない
対象文：
（ここに貼る）ここで大事なのは、「丁寧に」だけで終わらせないことです。
取引先向けでは、丁寧さよりも、確認事項と責任範囲の見え方が重要になる場面があります。
社内向け提案書では、判断材料を先に見せる
社内向けの提案書では、取引先向けよりも体言止めを多めに使えることがあります。特に、上長や関係部署が短時間で読む資料では、要点が見えない文章は後回しにされがちです。
たとえば、次のような構成です。
背景：問い合わせ件数の増加
課題：初回返信時間の長期化
提案：FAQ 更新運用の見直し
期待効果：一次対応工数の削減
確認事項：運用担当者の割り当て
このような見せ方は、社内の意思決定に向いています。
ただし、本文まで削ると、判断材料が不足します。
FAQ 更新運用の見直しにより、一次対応で参照できる情報を増やします。まずは問い合わせ件数の多いカテゴリから着手し、2週間ごとに更新内容を確認します。
社内向けでも、提案の根拠や実施方法は文で説明します。
見出しで判断材料を置き、本文で「なぜそう言えるか」を補う流れです。
AI には、次のように頼めます。
以下の社内向け提案書を、短時間で判断しやすい文体に整えてください。
方針：
- 見出しは体言止めで短くする
- 本文は「です・ます」で説明する
- 上長が見る前提で、判断に必要な情報を残す
- 社内略語は残してよいが、初出だけ補足する
- 感情的な表現や強い売り込み表現は避ける
出力：
- 修正版
- 削った表現
- 補ったほうがよい情報社内向けでは、簡潔さを優先しすぎて前提が落ちることがあります。AI に「補ったほうがよい情報」も出させると、文体調整と同時に抜け漏れの確認ができます。
AI の出力をそのまま使わないほうがよい箇所
AI は文章を整えるとき、語尾をきれいにそろえようとします。その結果、提案書としては読みやすくても、現場のニュアンスが落ちることがあります。
特に確認したいのは、次の箇所です。
- 費用に関する表現
- 納期に関する表現
- 相手側の作業に関する表現
- 効果見込みに関する表現
- 未確定事項に関する表現
- 社内承認が必要な箇所
たとえば、元の文がこうだったとします。
現時点では、4月中の導入を目標としています。
AI が次のように直すことがあります。
4月中に導入します。
これは文体の問題ではなく、約束の強さが変わっています。
提案書では、語尾の整いよりも、約束の強さが重要です。
別の例です。
効果が出る可能性があります。
AI がこう直す場合があります。
効果が期待できます。
この修正は自然ですが、根拠が薄い段階では少し強く見えることがあります。数値があるなら添えます。
過去3か月の問い合わせ分類では、全体の約32％が既存FAQで回答可能な内容でした。そのため、FAQ 更新により一次対応の負荷を下げられる可能性があります。
文体を整える前に、根拠を足す。AI に任せるのは、その後です。
体言止めが多すぎるサイン
提案書を読み返して、次のように感じる場合は、体言止めを減らす候補です。
- 箇条書きは多いが、何をしてほしいのか分からない
- 課題は並んでいるが、原因と提案がつながっていない
- 効果の言葉はあるが、根拠が見えない
- 誰が担当するのか分からない
- 読み手への依頼が淡白に見える
たとえば、次の文章です。
課題：問い合わせ対応の属人化
原因：FAQ 更新頻度の不足
対応：更新担当者の設定
効果：対応品質の平準化
これは骨子としては使えます。本文では、つなぎます。
現在は、問い合わせ対応に必要な情報が担当者ごとに蓄積されています。そのため、同じ問い合わせでも回答内容に差が出る場合があります。まずはFAQの更新担当者を設定し、問い合わせ内容を週次で反映する運用に変更します。
体言止めは、骨組みを見せる表現です。
骨組みだけでは、提案としての説明が足りない場面があります。
「です・ます」が重くなるサイン
反対に、です・ますが続きすぎると、提案書が長く見えます。
たとえば、次のような文章です。
本提案では、問い合わせ対応の効率化を目的としています。現在、問い合わせ件数が増加しています。そのため、担当者ごとの対応負荷が高まっています。また、回答内容にばらつきが出ています。そこで、FAQ更新運用の見直しを行います。
内容は分かりますが、文の形が単調です。少し整理します。
目的：問い合わせ対応の効率化
現在、問い合わせ件数の増加により、担当者ごとの対応負荷が高まっています。また、回答内容にばらつきが出ているため、FAQ更新運用の見直しを提案します。
見出しだけ体言止めにするだけで、本文の見通しが変わります。
すべてを短くする必要はありません。読者が立ち止まる場所だけ、短くします。
仕上げ前に AI に見てもらう観点
文章が一通りできたら、AI には「文体の混在チェック」を頼みます。
この段階では、書き直しよりも指摘を先に出させるほうが便利です。
次の提案書について、「です・ます」と「体言止め」の使い方を確認してください。
確認してほしい点：
- 体言止めが続きすぎて説明不足になっている箇所
- 「です・ます」が続いて冗長に見える箇所
- 取引先に出すには事務的すぎる箇所
- 社内向けとしては回りくどい箇所
- 約束が強く見えすぎる表現
- 根拠がないのに効果を言い切っている表現
出力形式：
| 該当箇所 | 気になる点 | 修正案 | 理由 |このプロンプトでは、AI に「きれいな文章」を求めていません。
提案書として危ない箇所を探してもらいます。
文体調整は、最後の化粧ではなく、読み手が判断できる状態にする作業です。
実際の修正例
元の文章です。
今回の提案の目的。営業資料作成時間の短縮。提案品質の平準化。ナレッジ共有の促進。AIを活用した資料作成フローの導入。初期対象は営業企画部。2週間の試験運用。効果確認後に対象範囲を拡大。
骨子は分かりますが、本文としては少しぶつ切りです。AI に整えさせるときは、次のように頼みます。
以下の文章を、社内向け提案書の本文として整えてください。
見出しに向く語句は体言止めにし、説明文は「です・ます」にしてください。
対象部署、期間、判断の流れが分かるようにしてください。
意味は変えないでください。
文章：
今回の提案の目的。営業資料作成時間の短縮。提案品質の平準化。ナレッジ共有の促進。AIを活用した資料作成フローの導入。初期対象は営業企画部。2週間の試験運用。効果確認後に対象範囲を拡大。修正版の例です。
目的：営業資料作成時間の短縮と提案品質の平準化
本提案では、AIを活用した資料作成フローを導入し、営業資料の作成時間を短縮します。あわせて、提案内容のばらつきを抑え、部門内でナレッジを共有しやすい状態を作ります。
初期対象は営業企画部とし、まずは2週間の試験運用を行います。試験運用後に作成時間や修正回数を確認し、効果が見込める場合は対象範囲の拡大を検討します。
ここでは、体言止めは見出しに置き、本文では動詞を戻しています。
また、「対象範囲を拡大」を「拡大を検討します」にしています。社内承認や効果確認が必要な段階なら、このほうが実態に近い場合があります。
最後の一読で見るところ
提案書を出す前に、次の順で読みます。
- 見出しだけ読んで、提案の流れが分かるか
- 本文を読んで、誰が何をするか分かるか
- 依頼事項が冷たく見えないか
- 効果を強く言いすぎていないか
- 体言止めが続いて、説明を省いたように見えないか
- です・ますが続いて、要点が埋もれていないか
AI には最後にこう頼めます。
この提案書を提出前に確認してください。
観点：
- 見出しは短く、本文は説明になっているか
- 体言止めと「です・ます」の切り替えが不自然ではないか
- 読み手への依頼が失礼に見えないか
- 効果やスケジュールを言い切りすぎていないか
- 意思決定に必要な情報が抜けていないか
修正が必要な箇所だけ、理由付きで示してください。
全文の書き直しは不要です。提案書の文体は、整っていればよいわけではありません。
読み手が判断する場所では文で伝え、視線を止めたい場所では短く置く。その切り替えを AI に任せるのではなく、書き手が指定する。そこまで決めると、仕上げの迷いはかなり減ります。