職場の Excel 集計を AI への貼り付けだけで「合計・平均・グラフ用の数字」にまとめる

このレシピ（手順）は絆チーム（複数 AI＋管理者）の協議と内部監査ゲート（律 charter・独立監査・収益ストッパー）を経て、本文のコピペ用プロンプトを2モデル（claude-sonnet-4-6 / gpt-5.5）に実投し、想定どおりの出力が返ることを確認済みです（検証日・検証環境は上部に明記。サンプル入力での確認＝実際のあなたの入力では結果が変わりえます）。煽らない・盛らない・できない事は言う——絆の編集方針です。

お題：職場の Excel 集計を AI への貼り付けだけで「合計・平均・グラフ用の数字」にまとめる：関数を知らない人の週次レポート時短レシピ

誰向け： ExcelのSUM関数などを使わずに週次レポートを作りたい、集計作業に困っている職場のビジネスパーソン向け
何ができるようになる： ExcelデータをAIに貼り付けるだけで合計・平均・グラフ用の数字を整理し、週次レポートに転記できる形にまとめられる
所要時間： 目安15〜30分（表の前処理・AIへの貼り付け・結果の照合チェックを含む）

Excel関数を組まなくても、表をそのままAIに貼り付けて、週次レポートに使う数字を整理できます。
ただし、AIの集計は確認前提です。最後に元データと照合するためのチェックも一緒に置いておきます。

0. 貼る前の確認チェック

AIに貼る前に、次の4点だけ見ます。

• 1行目に列名がある
  例：日付、担当者、部署、商品、件数、売上、対応時間
• 数字の列に文字が混ざっていない
  例：「10件」ではなく「10」、「¥12,000」ではなく「12000」が扱いやすい
• 空白行が途中にない
• 社外秘・個人情報をそのまま貼らない
  例：氏名を「担当A」「担当B」に置き換える、顧客名を削る

迷う場合は、AIに貼る前のExcelをコピーして、集計用の別シートを作ってから加工すると安全です。

1. まずはExcelの範囲をそのままコピーする

たとえば、週次レポート用に次のような表があるとします。

Excel上で、列名を含めて範囲選択し、コピーします。
そのままAIの入力欄に貼ると、タブ区切りの表として渡せます。

2. 合計・平均を出したいときの貼り付け文

下の文をコピーして、最後にExcel表を貼ります。

以下の表を集計してください。

目的：
週次レポートに使うため、合計・平均・グラフ用の数字を作りたいです。

やってほしいこと：
1. 全体の合計を出す
   - 件数の合計
   - 売上の合計
   - 対応時間_分の合計

2. 全体の平均を出す
   - 1行あたりの件数の平均
   - 1行あたりの売上の平均
   - 1行あたりの対応時間_分の平均

3. 部署別に集計する
   - 部署別の件数合計
   - 部署別の売上合計
   - 部署別の対応時間_分合計
   - 部署別の1件あたり売上

4. グラフ用の表を作る
   - 横軸：部署
   - 縦軸：売上合計
   - 表形式で出す

注意：
- 計算過程がわかるように、集計表の下に確認ポイントも書いてください。
- 数字はカンマ区切りで表示してください。
- 元データの行数も数えてください。

表：
ここにExcelからコピーした表を貼る

3. AIから返ってきた数字を見る順番

AIの回答を上から順に読まず、次の順番で確認すると早いです。

まず見るところ

• 元データの行数
  → Excelで見ている行数と合っているか
• 件数の合計
  → ざっくり見て違和感がないか
• 売上の合計
  → 桁がずれていないか
• 部署別の合計
  → 部署名が勝手に分かれていないか
  例：「営業1課」と「営業一課」が別扱いになっていないか

次に見るところ

• 平均値が「何の平均」になっているか
  例：「1行あたり平均」なのか、「1件あたり平均」なのか
• グラフ用の表が、レポートに貼れる形になっているか
• 不明な列や空白が除外されていないか

4. グラフ用の数字だけ欲しいときの文

週次レポートで棒グラフや折れ線グラフを作るだけなら、依頼を絞ると使いやすいです。

部署別の棒グラフ用

以下の表から、部署別の棒グラフに使う数字だけ作ってください。

出力してほしい表：
- 部署
- 件数合計
- 売上合計
- 対応時間_分合計

条件：
- 部署ごとに1行にまとめる
- 売上合計が大きい順に並べる
- 最後に、Excelに貼り戻しやすい表だけを出す

表：
ここにExcelからコピーした表を貼る

日別の折れ線グラフ用

以下の表から、日別推移グラフに使う数字を作ってください。

出力してほしい表：
- 日付
- 件数合計
- 売上合計
- 対応時間_分合計

条件：
- 日付の昇順で並べる
- 日付ごとに1行にまとめる
- Excelに貼り戻せる表形式で出す

表：
ここにExcelからコピーした表を貼る

案件種別ごとの円グラフ用

以下の表から、案件種別ごとの構成比を作ってください。

出力してほしい表：
- 案件種別
- 件数合計
- 構成比

条件：
- 構成比はパーセントで表示する
- 小数第1位まで
- 件数合計が大きい順に並べる

表：
ここにExcelからコピーした表を貼る

5. 「平均」を頼むときの注意

平均は、言い方を少し間違えると、ほしい数字と違う結果になることがあります。

たとえば「売上平均」とだけ書くと、次のどれかが曖昧です。

• 1行あたりの売上平均
• 1件あたりの売上平均
• 担当者1人あたりの売上平均
• 1日あたりの売上平均
• 部署ごとの売上平均

週次レポートでは、次のように書くとズレにくいです。

平均は次の定義で計算してください。

- 1行あたり売上平均：売上合計 ÷ 元データの行数
- 1件あたり売上：売上合計 ÷ 件数合計
- 1日あたり売上：売上合計 ÷ 日付の数
- 担当者1人あたり売上：売上合計 ÷ 担当者数

6. 週次レポートに貼りやすい形で出してもらう文

AIの回答が長くなりすぎると、レポートに転記しにくくなります。
最後の出力形式まで指定しておくと、作業が減ります。

最後に、週次レポートへそのまま貼れる形で、次の3つに分けて出してください。

1. サマリー
- 件数合計
- 売上合計
- 対応時間合計
- 1件あたり売上
- 1件あたり対応時間

2. 部署別集計表
- 部署
- 件数合計
- 売上合計
- 1件あたり売上

3. コメント案
- 数字から言えることを2〜3行
- 断定しすぎず、「増加」「多い」「少ない」などは数字を添えて書く

コメント案まで頼む場合は、「理由を作りすぎないでください」と入れておくと無理な解釈を減らせます。

コメント案では、表から読み取れる範囲だけを書いてください。
原因の推測は、推測だとわかる表現にしてください。

7. AIの集計後に行う確認チェック

AIの数字をそのまま使わず、最低限ここだけ確認します。

数字の確認

• 元データの行数が合っている
• 件数合計がExcel上の見た目と大きくズレていない
• 売上合計の桁が合っている
• 平均の分母が説明されている
• 部署名・担当者名・案件種別が勝手に統合されていない
• 空白や「不明」がどう扱われたか書かれている

レポート用の確認

• グラフの横軸にする列が決まっている
• グラフの縦軸にする数字が決まっている
• 表の並び順が目的に合っている
  例：日付順、売上順、件数順
• コメントが数字に基づいている
• 原因らしき説明が、根拠なしに書かれていない

8. うまく集計されないときの言い直し例

列名を読み違えているとき

列名の意味を補足します。

- 件数：案件の件数です
- 売上：円単位の売上です
- 対応時間_分：対応にかかった時間を分で表したものです

この前提で、もう一度集計してください。

部署名がバラけているとき

部署名の表記ゆれをまとめてから集計してください。

- 営業一課、営業1課 → 営業1課
- 営業二課、営業2課 → 営業2課

まとめた後の部署名で、部署別集計を出してください。

平均がほしいものと違ったとき

平均の定義を変更してください。

ほしい平均：
売上合計 ÷ 件数合計

これは「1件あたり売上」として表示してください。
部署別にも同じ計算をしてください。

グラフ用に貼りにくいとき

説明文はいったん不要です。
Excelに貼り戻すため、次の列だけの表にしてください。

部署	売上合計

9. 週次レポート用のまとめプロンプト

毎週使うなら、下の文を保存しておくと便利です。

以下のExcel表を、週次レポート用に集計してください。

目的：
関数を使わずに、合計・平均・グラフ用の数字を作りたいです。

集計してほしい内容：
1. 元データの行数
2. 全体サマリー
   - 件数合計
   - 売上合計
   - 対応時間_分合計
   - 1件あたり売上（売上合計 ÷ 件数合計）
   - 1件あたり対応時間（対応時間_分合計 ÷ 件数合計）

3. 部署別集計
   - 部署
   - 件数合計
   - 売上合計
   - 1件あたり売上
   - 対応時間_分合計

4. グラフ用データ
   - 部署別の売上合計：棒グラフ用
   - 日別の件数合計：折れ線グラフ用
   - 案件種別ごとの件数構成比：円グラフ用

5. 週次レポート用コメント
   - 数字から読めることを3行以内
   - 推測は推測とわかる表現にする
   - 原因を決めつけない

出力形式：
- まず集計表
- 次にグラフ用データ
- 最後にコメント案
- 数字はカンマ区切り
- 構成比は小数第1位まで

表：
ここにExcelからコピーした表を貼る

10. 使い分けの目安

• 数字をすぐ把握したい
  → 「全体サマリー」を依頼する

• 上司に部署別の状況を見せたい
  → 「部署別集計」を依頼する

• グラフを作りたい
  → 「グラフ用データだけ」を依頼する

• 報告文も少し整えたい
  → 「コメント案」を依頼する

• 数字の正しさが不安
  → 「元データの行数」「合計の計算過程」「平均の分母」を出してもらう

AIに任せる部分は、表の整理と下書き作成。
人が見る部分は、元データとの照合、数字の意味づけ、社内事情に照らしたコメントの調整です。